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2009年4月27日 (月)

手帳を使って時間を貯蓄する

テック青木です(^0_0^)。

 いよいよ明後日からGWに入る方も多いかと思います。

この時期はいつにもまして、お天気が気になりますね(*^_^*)。

にほんブ

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◎ 手帳によるブレークダウンと隙間時間の活用(時間の貯蓄)

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<時間は貯蓄できる>

良く「時間は万人に平等」とか「時間は貯めることができない」と

いわれますが、翻って時間が必要(欲しい)な理由はなぜかと

考えると、何かしらやるべき(やりたい)ことがあるからですね。

従って、後でやる予定のことを先に済ませればその分、

後の時間が空く=時間を貯蓄したこと

になります。

このように考えると、時間も前もって貯蓄することが可能となるわけですね。

<記録と計画の使い分け>

では、具体的にはどのように時間を貯蓄するかを考えると、

まず、仕事が発生したときに、

その場で複数のToDoにブレークダウンし、

手帳に落とし込みます。

ToDoは分解したタスクを行う予定の日に貼り付けますが、

予定が変わって時間が空いた時に、

今日以降のToDoでやれるものがあれば、今日の日付に移動させて

やってしまうことで、将来の予定を空けて、時間を貯蓄することができます。

この作業を、テックは電子手帳で行っていますが、電子手帳では

編集と移動が容易なので、こういった作業をストレスなく行えますね。

紙の手帳では、記録はボールペン、予定は鉛筆、ToDoは付箋紙

(ポストイット)で使い分けるのが適当だと思います。

<ブレークダウンのコツは3W1H>

実際に仕事や用事をブレークダウンするときには、以下のような

視点で行うと効果的だと思います。

・所要時間から見たブレークダウン:5分~15分位と

 1時間~2時間単位を使い分ける。

・主語(主体、誰が)から見たブレークダウン:

 自分でやること、他人に依頼すること(依頼先別)に分ける

・やる場所から見たブレークダウン:自席で、会議室で、

 自宅で、出張時に等で仕事を切り分ける。

・やり方、ツールから見たブレークダウン:同じツール

 (例>エクセル、ワード、メールなどPC上の作業)、

 資料を読むなどインプット作業とアウトプット作業などで切り分ける

<グルーピングのコツは2W1H>

さらに、隙間時間を使うには、グルーピング(まとめて、ながらで)も大事ですね。

グルーピングする際には、

・やる場所別にまとめて行う

・期限(いつまでに)別にまとめる

・やり方、使うツール別にまとめる(例>PC上での作業、対面作業など)

の3つの視点で行うと効果的だと思います。

皆さんはどのように仕事のブレークダウンや振り分けを行っているでしょうか?

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